Een archiefdoos is een kartonnen doos om papieren dossiers, ordners en losse documenten in op te slaan. De goede keuze hangt af van wat erin moet: losse A4-vellen, hangmappen of hele ordners. Kijk eerst naar het formaat van je documenten, daarna naar het gewicht en naar de manier waarop je de dozen wilt stapelen. Een te kleine doos dwingt je tot proppen, een te grote doos wordt te zwaar om te tillen.
Welk formaat past bij jouw archief?
Papier in Nederland is meestal A4, 210 bij 297 millimeter. Een archiefdoos voor losse vellen heeft dus een binnenmaat die iets groter is dan dit formaat. Zo kun je de stukken makkelijk erin leggen en eruit halen zonder dat de randen omkrullen. Voor ordners geldt iets anders: de doos moet de rug en de breedte van de ordner opnemen, en soms liggen de ordners rechtop, soms plat. Meet een voorbeeld van je ordner op voordat je bestelt, want er bestaan verschillende rugbreedtes.
| Wat wil je bewaren | Waar let je op | Waarom |
|---|---|---|
| Losse A4-vellen en dossiers | Binnenmaat net groter dan A4 | Papier gaat soepel in en uit |
| Hangmappen | Breedte en lengte van de railrand | Mappen moeten kunnen hangen of vlak liggen |
| Ordners | Rugbreedte, hoogte en hoeveel ordners per doos | Een volle ordner is zwaar, de doos moet hem dragen |
| Meerdere kleine mappen | Een doos met meerdere vakken of losse omslagen | Houdt het overzichtelijk |
Vergelijk altijd de binnenmaten, niet de buitenmaten. De buitenmaat is bepalend voor de plek in de kast, de binnenmaat voor wat erin past.
Hoe sterk moet een archiefdoos zijn?
Papier is zwaarder dan je denkt. Een volle doos met dossiers weegt snel flink, en een stapel van meerdere dozen drukt op de onderste. Let daarom op de kwaliteit van het karton. Een doos van dubbelgolf karton is stugger dan een doos van enkelgolf. Welk type geschikt is, lees je in ons artikel enkelgolf of dubbelgolf karton. Voor dozen die jarenlang in een kelder of op zolder staan, is een stevige wand verstandig.
Hoeveel gewicht een doos aankan en hoe hoog je kunt stapelen, verschilt per doos. Houd je aan de opgave van de leverancier, vul de doos niet tot de rand en zet de zwaarste dozen onderaan. Meer achtergrond vind je in hoeveel kilo een kartonnen doos kan dragen.
Gewicht en tillen
Een archiefdoos moet je met twee handen kunnen optillen zonder te hoeven rekken. Vul daarom liever twee kleinere dozen dan een grote die niet te tillen is. Dozen met handgrepen zijn prettig bij een verhuizing van het archief. Zonder handgrepen pak je de doos van onderen en niet aan de randen van het deksel.
Stapelen en opslag
Zet dozen op een droge, vlakke plek. Een vloer die vochtig kan zijn, is niet geschikt voor karton, want het neemt vocht op en wordt zacht. Plaats de dozen op planken of op pallets en niet direct op de grond. Stapel niet hoger dan veilig en houd de wanden in lijn, zodat de kracht door de hoeken gaat en niet door het midden van het deksel.
Voor een groot archief gebruik je stellingen. Een doos die in een stelling ligt, hoeft niet te dragen wat erboven staat. Dat is de veiligste manier om zware dossiers te bewaren. Voor losse dozen kun je kijken naar onze collecties kartonnen dozen en dozen.
Labelen: zo vind je alles terug
Een archief is alleen bruikbaar als je weet wat waar staat. Geef elke doos een nummer en schrijf het op de korte kant, die zichtbaar is als de doos in de kast staat. Houd daarnaast een lijst bij met wat er in elke doos zit, bijvoorbeeld in een spreadsheet. Op het label zet je:
- Het nummer van de doos
- De inhoud in een of twee regels, bijvoorbeeld de periode en het soort stukken
- Eventueel de datum waarop de doos is gevuld
Schrijf met een stift die niet uitloopt, of gebruik een los label dat je later kunt vervangen. Het gaat om een eenvoudig systeem dat je volhoudt, niet om een perfecte indeling.
Wat bewaar je wel en niet in karton?
Karton is geschikt voor papier dat droog bewaard wordt. Voor andere zaken, zoals foto's, kunstwerken of stukken die lang bewaard moeten blijven, zijn er speciale zuurvrije materialen. Vraag bij waardevolle stukken advies aan een archivaris of aan de organisatie die om het bewaren vraagt. Hoe lang je documenten moet bewaren, staat niet in dit artikel, omdat dat per soort stuk verschilt. Zoek dat op bij de officiële bronnen of vraag het je boekhouder.
Andere doosvormen voor archieven
Voor stukken die je vaak nodig hebt, is een doos met open voorkant handig. Voor stukken die je alleen bewaart, kies je een gesloten doos met deksel. Dozen die plat worden geleverd, nemen weinig ruimte in tot je ze nodig hebt. Zoek je een andere vorm, kijk dan bij de vierkante dozen.
Veelgestelde vragen
Welke maat archiefdoos is het meest gebruikt?
Voor A4-papier en ordners kiest men meestal een doos waar een A4-stuk of een ordner net in past. Meet je eigen map op, dan weet je zeker dat het klopt.
Kan ik archiefdozen in de kelder bewaren?
Alleen als de ruimte droog is. Karton neemt vocht op. Zet de dozen op planken en niet direct op de vloer.
Hoeveel dozen kan ik op elkaar stapelen?
Dat hangt af van de sterkte van de doos en het gewicht van de inhoud. Volg de opgave van de leverancier en zet de zwaarste dozen onderaan.
Moet ik de doos sluiten met tape?
Voor langdurige opslag is een deksel meestal genoeg. Gebruik tape alleen als je de dozen wilt vervoeren.
