Fulfilment uitbesteden of zelf inpakken: de break-even berekend

Of fulfilment uitbesteden loont, hangt af van het aantal orders per dag en van wat het inpakken jou nu kost. Je berekent het break-evenpunt met één formule: de extra vaste kosten van het center gedeeld door wat je per order bespaart. Hieronder staat de rekenmethode met een voorbeeld dat je zelf met je eigen cijfers invult.

De formule voor het break-evenpunt

Bij fulfilment uitbesteden betaal je vaak een vast bedrag per maand (opslag, abonnement) plus een bedrag per order (picken, inpakken, verpakking). Zelf inpakken heeft ook vaste kosten (ruimte, stellingen, printer) en kosten per order (tijd en materiaal). Het break-evenpunt is het aantal orders per maand waarop beide gelijk uitkomen.

Break-even orders per maand = (vaste kosten center min vaste kosten zelf) gedeeld door (kosten per order zelf min kosten per order center).

Zit het center boven dat aantal, dan is het goedkoper dan zelf doen. Zit je eronder, dan is zelf inpakken goedkoper. Dit werkt alleen als de kosten per order bij het center lager liggen dan bij jou. Is dat niet zo, dan wordt uitbesteden nooit goedkoper en beslis je op tijd en gemak.

Een rekenvoorbeeld met voorbeeldcijfers

De bedragen hieronder zijn verzonnen om de methode te laten zien. Het zijn geen tarieven van een bestaand center. Vervang ze door je eigen cijfers.

De uitkomst: (400 min 100) gedeeld door (3,70 min 3,10) is 300 gedeeld door 0,60 en dat is 500 orders per maand. Bij ongeveer 22 werkdagen komt dat neer op zo'n 23 orders per dag. Onder dat aantal blijf je goedkoper uit als je het zelf doet. Erboven wint het center, mits de tarieven kloppen.

Zo vul je je eigen cijfers in

1. Meet een week lang hoeveel minuten één order kost, van picken tot en met het wegleggen van het pakket.
2. Reken die minuten om met een uurtarief dat bij jouw tijd past.
3. Tel je materiaal per order op: doos of zak, tape, vulling, etiket.
4. Tel je vaste kosten per maand op: stelling, printer, ruimte.
5. Vraag twee of drie centra om een offerte en zet hun vaste en variabele kosten in dezelfde tabel.

Controleer het resultaat bij 100 orders, 500 orders en 1.000 orders per maand. Zo zie je hoe het verschil verandert als je groeit.

Wat zit er echt in je eigen kosten

Veel verkopers vergeten kosten bij zelf inpakken. Loop deze lijst na:

• Tijd voor picken, inpakken, etiket plakken en wegbrengen of laten ophalen.
• Verpakkingsmateriaal: doos, tape, vulling, etiket. Zie verpakkingskosten per pakket berekenen.
• Ruimte voor voorraad en een pakstation.
• Fouten en retouren door verkeerd gepakte orders.
• Jouw eigen tijd die je niet aan verkoop of inkoop besteedt.

Een voorbeeld van wat een doos kost: de postdoos 200 x 140 x 75 mm kost vanaf €0,16 per stuk bij grotere aantallen. Een kleine postdoos 120 x 100 x 80 mm start vanaf €0,12 bij grote aantallen. Daar komen tape en vulling bij. Bekijk de verzenddozen voor alle maten.

Wat reken je mee bij een center

Een tarief per order is zelden het hele verhaal. Vraag naar:

• Opslagkosten per pallet of per vak, per maand.
• Instelkosten en koppeling met je webshop.
• Kosten voor retouren, extra handelingen en piekperiodes.
• Minimale afname per maand.
• Wie de verpakking levert: jij of het center.

Wat een center vraagt en wat je moet controleren, staat in ons artikel een fulfilment center kiezen voor je webshop.

Verpakken uitbesteden: alleen het inpakken

Je hoeft niet alles uit handen te geven. Sommige bedrijven pakken alleen in, terwijl jij de voorraad houdt. Dat is een tussenvorm. Je betaalt dan voor handelingen en niet voor opslag. Rekenen gaat hetzelfde: vergelijk je kosten per order met hun orderprijs, en neem de logistiek rond het heen en weer brengen van voorraad mee.

Een tussenstap: eerst je eigen proces verbeteren

Voor je uitbesteedt, kijk je of je eigen kosten per order omlaag kunnen. Een vaste set van twee of drie dozenmaten scheelt zoektijd. Een pakstation met alles binnen handbereik scheelt minuten per order. Elke minuut die je bespaart verschuift het break-evenpunt naar een hoger aantal orders. Het kan dus zijn dat uitbesteden pas later loont dan je dacht.

Niet alles is geld

Break-even in euro's is een start. Andere punten tellen ook mee:

• Capaciteit: kun je een piek aan, bijvoorbeeld rond kerst of Black Friday?
• Vakantie en ziekte: wie pakt in als jij er niet bent?
• Controle: je ziet minder van je pakketten en van de uitstraling.
• Groei: kun je schalen zonder nieuw personeel aan te nemen?

Wie zelf blijft inpakken, wint met een slimme inrichting. Lees een pakstation inrichten en kijk of je het eigen proces sneller en goedkoper kunt maken. Past een zak beter dan een doos? Dan helpt verzendzak of doos, wat is voordeliger. Een overzicht van alle verpakkingskeuzes staat in verzendzakken kiezen voor webshops.

Veelgestelde vragen

Vanaf hoeveel orders per dag loont fulfilment uitbesteden?

Dat verschilt per bedrijf. Gebruik de formule hierboven met jouw kosten en de offerte van het center.

Wat kost verpakken uitbesteden?

Dat hangt af van het bedrijf en van wat je laat doen. Vraag een offerte met alle kosten per order.

Kan ik mijn eigen dozen gebruiken bij uitbesteden?

Meestal wel, mits de maten passen bij het proces van het center. Stem dat vooraf af.

Wanneer moet ik zelf blijven inpakken?

Als je weinig orders hebt, veel maatwerk levert of de uitstraling van je pakket zelf wilt bepalen.

Bekijk ook

• Verzendkosten besparen voor je webshop
• Verzendverpakking
• Verzendzakken
• Opvulpapier
• Offerte aanvragen