Een retourlabel is het verzendetiket waarmee je klant een pakket naar jou terugstuurt. Je kunt het op drie manieren aanbieden: als vooraf geprint label in de doos, als pdf per mail of via een retourportaal waar de klant zelf een label aanmaakt. Welke vorm past, hangt af van hoeveel retouren je krijgt, of je klanten een printer hebben en welke vervoerder je gebruikt. In dit artikel kijken we vooral naar de labelkant: wat zet je erop, waar plak je het en wat doe je als de klant de oorspronkelijke doos hergebruikt.
Drie manieren om een retourlabel te geven
| Optie | Hoe het werkt | Voordeel | Let op |
|---|---|---|---|
| Label in de doos | Je stopt bij elke bestelling een vooraf geprint retourlabel mee | Klant hoeft niets te printen | Je maakt labels aan voor bestellingen die misschien nooit retour komen |
| Label per mail | Klant vraagt een retour aan en krijgt een pdf of code | Je maakt alleen labels voor echte retouren | Klant moet kunnen printen of een code kunnen laten scannen |
| Retourportaal | Klant maakt zelf een label via een pagina of een app | Weinig handwerk voor jou, retourreden wordt vaak meteen vastgelegd | Vraagt een koppeling of abonnement |
Veel webshops starten met een label in de doos of een pdf per mail en stappen over op een portaal zodra het aantal retouren toeneemt. Welke opties je vervoerder biedt, lees je op zijn eigen site. Voorwaarden en tarieven wisselen en horen daar thuis.
Wat staat er op een retourlabel?
Een retourlabel is gewoon een verzendlabel met jouw adres als bestemming. Er staat op:
- Het retouradres van je magazijn of kantoor, duidelijk leesbaar
- Een barcode of QR-code die de vervoerder kan scannen
- Een referentie, bijvoorbeeld het ordernummer, zodat jij het pakket snel kunt koppelen
- De naam of het logo van de vervoerder
Zet in je retourbeleid dat de klant het oude label van de heenreis moet verwijderen of afplakken. Een pakket met twee barcodes kan door het sorteersysteem de verkeerde kant op worden gestuurd.
Waar komt het label op?
Plak het retourlabel op een vlak bovenvlak van de doos, niet over een naad of vouw en niet op een gerimpelde plek. Het moet vlak zitten zodat de scanner de code kan lezen. Is het label een los papier, gebruik dan een stuk transparante verpakkingstape over het hele vlak, maar plak niet over de barcode zelf als die glanst. Glans geeft reflectie en dat leest slecht. Zelfklevende etiketten zijn daarom handiger dan papier met tape. Kijk voor het assortiment bij etiketten en labels.
De doos: laat je klant die hergebruiken?
Een retour komt bijna altijd terug in de doos waarin het is aangekomen. Dat maakt de keuze voor de verzenddoos belangrijker dan je denkt. Een doos die de heenreis net overleeft, redt de terugreis meestal niet meer. Kies daarom een doos die stevig genoeg is voor twee reizen, en maak het openen eenvoudig zodat de doos niet kapot gaat.
Daarvoor zijn doostypes met een afscheurstrip of een plakstrip handig. Zo kan de klant de doos openen zonder mes en daarna opnieuw sluiten. Meer over het systeem met een dubbele plakstrip lees je in ons artikel retourzendingen voor je webshop. Kijk voor dozen in onze collectie verzenddozen. Verstuur je kleding of zachte artikelen, dan kan ook een verzendzak met dubbele plakstrip voldoende zijn.
Verpakkingstape voor de terugreis
Klanten sluiten een retourpakket niet altijd netjes. Geef daarom duidelijke instructies: sluit de doos met tape op de naad en zet een extra strook over de zijkanten. Wil je het zeker weten, dan kun je bij producten die vaak worden teruggestuurd zelf een rol tape meesturen. Zie ons assortiment verpakkingstape.
Retourinstructies voor je klant
Een duidelijk retourlabel zonder uitleg leidt nog steeds tot gedoe. Een goede instructie is kort en bevat vijf punten:
- Stop het artikel in de oorspronkelijke verpakking of een andere stevige doos.
- Leg de paklijst of het retourformulier erbij, als je dat vraagt.
- Verwijder of plak het oude verzendlabel af.
- Plak het retourlabel vlak op de bovenkant.
- Lever het pakket in op het afleverpunt van de vervoerder.
Zet de instructie bij voorkeur ook op het label zelf of op de binnenkant van het deksel, zodat de klant hem niet hoeft op te zoeken.
Retouren bijhouden
Leg bij elke retour vast wat de reden is. Terugkerende redenen, zoals een maat die niet klopt of een product dat beschadigd aankomt, vertellen je waar het mis gaat. Komt een product vaak kapot terug, dan ligt dat soms aan de verpakking van de heenreis en niet aan de vervoerder. Kijk dan eerst of de doos te groot is, de vulling ontbreekt of de sluiting te licht is.
Veelgestelde vragen
Moet ik een retourlabel meesturen?
Dat hoeft niet. Je mag ook een label per mail sturen of de klant een portaal laten gebruiken. Wat je kiest, heeft vooral gevolgen voor het gemak van de klant en jouw werk. Voor de wettelijke verplichtingen rond retourneren raadpleeg je de officiële informatie, bijvoorbeeld van de overheid of je brancheorganisatie.
Kan een klant een retourpakket op een ander moment inleveren?
Dat bepaal je met je retourbeleid en de voorwaarden van de vervoerder. Vermeld in je instructie hoe lang het retourlabel geldig is als dat een beperking heeft.
Hoe voorkom ik dat een retourlabel onleesbaar wordt?
Plak het op een vlak, schoon vlak van de doos en niet over een vouw. Gebruik een etiket met een goede hechting en vermijd handgeschreven aanpassingen over de barcode.
Mag ik de oorspronkelijke doos hergebruiken voor de retour?
Ja, mits de doos nog stevig is. Een ingedrukte of gescheurde doos vervang je beter door een nieuwe.
