Koop verpakkingsmateriaal voor Black Friday ruim van tevoren in, en reken met het aantal bestellingen dat je in een goede week verwacht, niet met een gemiddelde week. Black Friday valt op de vierde vrijdag van november. Wie dan te weinig dozen, tape of vulling heeft, moet met spoed bijbestellen of verstuurt pakketten later dan beloofd. Dit artikel laat zien hoe je de hoeveelheden berekent en wat je minimaal op voorraad wilt hebben.
Begin met een realistische schatting
Kijk naar je bestelaantallen van vorig jaar in dezelfde periode. Nieuw in de markt? Gebruik dan je beste week tot nu toe en verdubbel die als startpunt. Tel daar je eigen campagneplannen bij op: een grote e-mailactie of advertentiebudget kan het volume sterk verhogen.
Splits het volume op in productgroepen. Per groep bepaal je welke verpakking erbij hoort. Zo kom je op een aantal per dozenmaat, een aantal zakken en een aantal rollen tape.
Wat je nodig hebt
| Onderdeel | Rekenregel | Voorbeeld uit het assortiment |
|---|---|---|
| Dozen en zakken | Aantal verwachte pakketten per maat plus een marge | Verzendverpakking, verzendzakken |
| Tape | Verbruik per pakket uit een testreeks, keer het aantal pakketten | Bruine tape 48 mm x 66 m |
| Vulling | Papier of folie per pakket volgens je eigen testdoos | Kraft opvulpapier 350 mm x 450 m |
| Labels | Een label per pakket en een paar extra | Etiketten en labels |
| Dispensers | Een per inpakplek plus een reserve | Tape dispensers |
Het verbruik verschilt per doos en per medewerker. Test het zelf: plak tien pakketten dicht, meet de lengte tape die erbij hoort en reken door. Dozen die je met een H-patroon sluit, kosten meer tape dan dozen die je met een enkele strook sluit.
Kies voor weinig varianten
In drukke weken werkt het beter om met weinig maten te werken. Elke extra doosmaat vraagt extra opslag, extra keuzes bij het inpakken en meer fouten. Kijk welke twee of drie maten samen het grootste deel van je bestellingen dekken en zorg dat die ruim op voorraad zijn. Een platte verzenddoos 320x250x50 mm past bijvoorbeeld bij veel kleine producten.
Wil je weten hoe de doosmaat de verzendkosten beïnvloedt? Lees dan welke doos voor een PostNL pakket.
Controleer je verpakking voor de piek
Gebruik de rustige weken voor een proef. Pak vijf pakketten in met de verpakking die je voor Black Friday wilt gebruiken en kijk wat er na transport met de producten gebeurd is. Is er schade, pas dan de vulling of de doosmaat aan. Dat kost nu een paar pakketten, en tijdens de actie honderden retouren. Controleer ook of de tape goed hecht op de dozen die je gebruikt, vooral als de dozen koud of stoffig zijn opgeslagen. Voor kwetsbare producten loont het om opvulpapier of luchtkussenfolie extra in te kopen, omdat dit materiaal sneller opgaat dan je verwacht.
Zorg dat de inpaklocatie werkt
Voorraad is maar de helft. Ook de werkplek moet de piek aankunnen.
- Zet dozen plat gestapeld bij de inpaktafel, niet in een hoek van het magazijn.
- Geef elke inpakplek een eigen tapedispenser. Een dispenser met rem werkt prettiger dan losse rollen.
- Leg waarschuwingsstickers, zoals het etiket Breekbaar, binnen handbereik.
- Print verzendlabels in batches en sorteer ze per doosmaat.
Plan de levering van je inkoop
Bestel niet op het laatste moment. Zeker bij grotere aantallen op pallets is het slim om de levering ruim voor de piek te laten plaatsvinden, zodat je nog tijd hebt om fouten te herstellen. Laat bij de bestelling duidelijk weten wanneer je de goederen nodig hebt en vraag naar de actuele levertijd. Vertrouw daarbij niet op ervaringen van vorig jaar, want drukte bij vervoerders en leveranciers wisselt.
Ruimte maken in het magazijn
Een grote inkoop neemt plek in. Meet vooraf hoeveel pallets of stapels je kwijt kunt. Dozen zijn volumineus: platgeslagen dozen nemen veel minder ruimte in dan opgezette dozen. Zakken en rollen tape zijn compact. Overweeg om de groeiende voorraad in volgorde van gebruik te zetten, zodat je de oudste voorraad eerst gebruikt.
Meer tips om de kosten per pakket te verlagen vind je in ons artikel over verzendkosten besparen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel eerder moet ik mijn verpakking bestellen?
Zo vroeg dat er tijd over is voor een tweede bestelling als je de schatting te laag blijkt te hebben ingeschat. Vraag je leverancier naar de actuele levertijd.
Wat doe ik met overgebleven voorraad na de piek?
Dozen en tape verlopen niet snel. Bewaar ze droog en gebruik ze in de weken na de actie. Houd dozen vlak en bij normale temperatuur.
Kan ik mijn schatting later bijstellen?
Ja, zolang je ruim voor de piek begint. Volg tijdens de actie dagelijks je verbruik en bestel bij als je minder dan een week voorraad hebt.
Hoe voorkom ik fouten tijdens het inpakken?
Werk met een vaste werkwijze, een vaste volgorde van handelingen en een controle op het label voor het pakket de deur uitgaat.
