Een aangetekende brief verstuur je bij een PostNL-punt of via de website van PostNL. Je betaalt per brief, de ontvanger tekent voor ontvangst en jij kunt de zending volgen. Wat het precies kost, hangt af van gewicht, formaat en bestemming. Controleer het actuele tarief altijd op de website van PostNL.
In dit artikel lees je hoe aangetekend versturen werkt, welke envelop daarbij past en hoe je het als bedrijf efficiënt regelt.
Wat is een aangetekende brief?
Bij een aangetekende brief krijg je een bewijs dat de brief is aangeboden en een bewijs van aflevering. De postbezorger geeft de brief persoonlijk af en laat de ontvanger tekenen. Is niemand thuis, dan krijgt de ontvanger een bericht en kan hij de brief later ophalen.
Dat maakt de dienst geschikt voor stukken waarvan je later wilt kunnen aantonen dat ze zijn aangekomen. Denk aan een ingebrekestelling, een opzegging, een contract of een factuurherinnering die al eerder is genegeerd. Een gewone brief in de brievenbus geeft je dat bewijs niet.
Hoe aangetekende brief versturen: de stappen
De werkwijze is bij elke zending ongeveer gelijk. Controleer de details op de site van de vervoerder, want regels en tarieven kunnen wijzigen.
- Print en onderteken je brief. Maak zelf een kopie voor je archief.
- Kies een envelop die goed sluit en past bij het aantal vellen.
- Schrijf het adres van de ontvanger duidelijk op de voorkant. Zet je eigen adres als afzender op de envelop of op de achterkant.
- Maak de zending aan via de website van PostNL of laat hem aanmelden bij een PostNL-punt.
- Plak het label of de barcode die je krijgt goed vast op de envelop.
- Lever de brief in en bewaar het inleverbewijs.
- Volg de status met de track en trace code tot de brief is afgeleverd.
Wat kost een aangetekende brief versturen?
Het totaalbedrag bestaat uit het tarief voor het formaat en gewicht van de brief, plus de toeslag voor de aantekening. Beide wijzigen regelmatig, dus we noemen hier geen bedragen. Kijk op postnl.nl voor het actuele tarief.
Wat jij zelf kunt beïnvloeden is het gewicht en de dikte van de zending. Een brief die niet door de brievenbus past, valt vaak in een duurdere categorie. Beperk daarom het aantal vellen en kies geen onnodig zware envelop.
| Wat je kiest | Effect op de kosten |
|---|---|
| Aantal vellen papier | Meer vellen betekent meer gewicht |
| Dikte van de envelop | Een dikke envelop kan buiten de brievenformaten vallen |
| Bestemming | Het tarief voor het buitenland verschilt van Nederland |
| Zelf aanmelden of aan de balie | Controleer bij PostNL welke tarieven daarvoor gelden |
Welke envelop gebruik je voor een aangetekende brief?
Gebruik een envelop die dicht zit en niet vanzelf open kan gaan. Is de inhoud belangrijk, dan is een stevige envelop verstandig. Een dunne envelop kan onderweg scheuren of vouwen.
Voor een of twee vellen is een standaard envelop genoeg. Voor een dossier met meer papier of documenten die plat moeten blijven kies je een kartonnen envelop. In onze collectie kartonnen enveloppen vind je onder andere de kartonnen envelop wit 400 g/m² in 250 x 353 mm. Daar past een A4 plat in. Wil je de inhoud extra beschermen, bijvoorbeeld bij een sleutel of een USB-stick, kijk dan bij de enveloppen naar luchtkussenenveloppen. De luchtkussenenvelop wit A5 van 200 x 270 mm heeft een zelfklevende stripsluiting, zodat je hem in één handeling dichtmaakt. Een luchtkussenenvelop is zwaarder dan een gewone envelop, dus houd het gewicht in de gaten.
Wat voor soorten enveloppen er zijn en wanneer je welke kiest, lees je in onze gids Enveloppen kiezen, soorten, formaten en gebruik.
Aangetekend versturen als bedrijf
Verstuur je regelmatig aangetekend, dan loont het om het proces vast te leggen. Spreek af wie de brieven aanmeldt, waar kopieën worden bewaard en wie de track en trace opvolgt. Zo kun je later laten zien wat er wanneer is verstuurd.
Wat leg je vast?
- Datum van verzending en naam van de ontvanger
- De track en trace code
- Een kopie van de brief en van het inleverbewijs
- De datum waarop de brief is afgeleverd
Bij meerdere zendingen per week helpt het om vaste enveloppen in voorraad te hebben. Dan hoef je niet te zoeken naar het juiste formaat. Met etiketten kun je adressen netjes printen in plaats van met de hand schrijven. Zit er ook een paklijst of begeleidend stuk bij, dan zijn paklijstenveloppen handig. Meer daarover staat in Paklijst in de envelop.
Veelgemaakte fouten
- De envelop niet goed dichtplakken, waardoor hij onderweg kan opengaan.
- Geen kopie bewaren van de brief die je verstuurt.
- Het afzenderadres vergeten, terwijl de brief bij niet afhalen terugkomt.
- Het inleverbewijs weggooien voordat de brief is afgeleverd.
Veelgestelde vragen
Wat kost een aangetekende brief versturen?
Dat hangt af van gewicht, formaat en bestemming, plus een toeslag voor de aantekening. Het actuele bedrag vind je op de website van PostNL.
Kan ik een aangetekende brief thuis aanmelden?
Vaak kan dat via de website van PostNL, waarna je de brief inlevert of laat ophalen volgens de voorwaarden. Controleer de actuele mogelijkheden bij de vervoerder.
Wat gebeurt er als de ontvanger niet thuis is?
De ontvanger krijgt in dat geval meestal een bericht en kan de brief ophalen. Haalt hij hem niet op, dan kan de brief naar jou terugkomen.
Welke envelop is het beste voor een aangetekende brief?
Een stevige envelop die goed sluit. Voor veel papier of documenten die niet mogen knikken is een kartonnen envelop de veiligste keuze.
Bekijk ook
- Enveloppen kiezen, soorten, formaten en gebruik
- Kartonnen enveloppen: stevig versturen zonder knikken
- Kartonnen enveloppen
- Paklijstenveloppen
- Etiketten
